כשמנהלים יושבים לתכנן טרנספורמציה דיגיטלית, הציפיות לרוב אופטימיות מדי. "נסיים תוך חצי שנה", הם מבטיחים לעצמם. אבל המציאות נראית אחרת – רוב הפרויקטים נמשכים פי שניים עד שלושה מהזמן המתוכנן. זו לא תקלה מקרית, אלא תופעה שחוזרת על עצמה בכל ארגון שמנסה לעבור תהליך של שינוי טכנולוגי משמעותי.
הפער בין התכנון למציאות
השורש של הבעיה מתחיל כבר בשלב התכנון. צוותים נוטים להתמקד בהיבטים הטכניים בלבד – התקנת מערכות, הדרכות, שילוב נתונים. אבל הם מתעלמים מהגורמים האנושיים והארגוניים שלוקחים חלק ניכר מהזמן. התנגדות עובדים, צורך בהתאמות תהליכיות, ותיאומים בין מחלקות שונות – כל אלה מוסיפים חודשים שלא היו בחשבון המקורי.
גורם נוסף הוא הערכת יתר של היכולות הקיימות. ארגונים רבים מניחים שהתשתית הדיגיטלית שלהם מוכנה לשינוי, אבל בפועל מגלים שצריך קודם לטפל במערכות מדור קודם, לנקות מאגרי מידע, ולסגור פערי ידע בסיסיים.
תכנון נכון
מומחי התחום מציעים גישה שונה לתכנון. במקום להסתכל רק על המשימות הטכניות, צריך לבנות לוח זמנים שמתחשב במורכבות האמיתית. זה כולל הקצאת זמן מספיק לשלבי ניסוי, זיהוי בעיות מוקדם, וטיפול בהתנגדויות.
הכלל המעשי הוא להכפיל כל הערכת זמן ראשונית. אם חשבתם שתהליך מסוים ייקח חודש – תכננו שני חודשים. זה נשמע פסימי, אבל בפועל זו הדרך להגיע לציפיות ריאליסטיות שאפשר לעמוד בהן.
שלבים שלא חשבתם עליהם
חלק מהזמן האבוד מגיע משלבים שארגונים לא מודעים להם מראש. שלב ההתארגנות הפנימי לקראת השינוי, תהליכי אישורים פנימיים, התאמות לרגולציה, ותקופת ההסתגלות של העובדים – כל אלה דורשים זמן משמעותי.
לפי גיא כספי, יועץ ומלווה בתהליכי טרנספורמציה דיגיטלית בעסקים, הדרך החכמה היא לפצל את הפרויקט לשלבים קטנים יותר עם אבני דרך ברורות. במקום לתכנן "טרנספורמציה מלאה תוך שנה", כדאי להגדיר 4-5 שלבים עצמאיים, כל אחד עם יעדים מדידים. כך אפשר ללמוד מהטעויות בדרך, להתאים את התכנון, ולהראות הצלחות מוקדמות שמחזקות את המחויבות הארגונית.
התוצאה של תכנון ריאליסטי יותר היא לא רק עמידה בלוחות זמנים, אלא גם פחות תסכול, תקציבים מדויקים יותר, ובסופו של דבר – הצלחה גדולה יותר של כל הפרויקט.